Blog
25 Settembre 2020
monitoraggio fornitori

Vendor Management: il monitoraggio dei fornitori

Cos’è il monitoraggio dei fornitori

I fornitori sono parte integrante del processo produttivo aziendale ed è quindi fondamentale che le loro performance siano eccellenti.

Il monitoraggio delle loro prestazioni, la misurazione e la condivisione dei risultati è importante per un processo continuo di miglioramento e per la condivisione degli obiettivi comuni.

Perché è importante mettere in piedi in azienda un efficace sistema di monitoraggio fornitori?

Spesso in azienda capita che le informazioni sui fornitori siano incomplete, non centralizzate e non immediatamente fruibili (magari perché presenti su diversi sistemi) o difficili da confrontare.
Questo porta inevitabilmente a una conoscenza legata al singolo e non aziendale, a un mancato coinvolgimento dei clienti interni e ad una soggettività nelle decisioni.
Ne consegue l’impossibilità di una gestione completa del rischio di fornitura.

Il vendor rating è uno strumento di unione tra la pianificazione strategica e il controllo operativo.
L’obiettivo che ha è quello di:

  • tradurre e verificare il piano strategico aziendale sul parco fornitori,
  • orientare le decisioni,
  • controllare e monitorare le performance dei fornitori

Può essere utilizzato con una funzione reattiva o proattiva.

Reattiva: per monitorare e identificare tempestivamente eventuali problemi su fornitori, classi merceologiche o codici

Proattiva: per sensibilizzare il fornitore sui fattori fondamentali del processo per l’azienda

Errori comuni:

  • non legare le misure alla strategia aziendale
  • non validare le relazioni causali tra i KPI (pesi)
  • sbagliare i target
  • sbagliare la scelta delle metriche

Le fasi di sviluppo del vendor rating per evitare i problemi sopra citati, possono essere identificate nelle seguenti:

  • definizione obiettivi e metriche
  • traduzione obiettivi per fornitori
  • misurazione delle performance
  • analisi prestazioni dei fornitori

Obiettivi e metriche

Occorre domandarsi:

  • Quali sono i fattori critici di successo per l’azienda?
  • Quali sono gli obiettivi della funzione acquisti?

Le principali metriche, frequentemente mappate, sono: tempi, costi, qualità, capacità e competenze.

In secondo luogo, bisogna sviluppare uno o più modelli di vendor rating, se necessario con diverse metriche e fonti di dati a seconda delle classi di merce.

Particolare attenzione va data alla qualità della fonte dati, che inevitabilmente incide sulla qualità del vendor rating.

Obiettivi per fornitori

Cosa chiedersi?

  • Quali sono le classi merce per le quali voglio monitorare i fornitori?
  • Come tradurre gli obiettivi della funzione in obiettivi per i fornitori? Come ingaggiarli?

Si può adottare un approccio differenziato: seguendo la matrice di Kraljic si può pensare ad un processo di vendor rating completo per le classi strategiche, ad un processo parziale per classi con effetto leva o, nel caso di classi non critiche, scegliere di non svolgere il vendor rating.

Per l’ingaggio, è consigliato scegliere come modalità quella di condivisione.
La metrica utilizzata deve variare a seconda dei comportamenti del fornitore e non può essere inficiata da comportamenti del cliente, gli obiettivi devono essere condivisi con i fornitori e le misurazioni devono essere corrette e chiare ai fornitori.

Inoltre, è importante recepire il feedback dei fornitori stessi.

Misurazione delle performance

Bisogna farsi le seguenti domande:

  • Quale frequenza utilizzare per le misurazioni?
  • Qual è il processo di responsabilità nella definizione delle azioni e nell’interfaccia con i fornitori?

La frequenza dipende dall’utilizzo che viene fatto dello strumento. Se lo strumento viene utilizzato in modo sporadico è inutile e controproducente investire energie in misurazioni frequenti.

Gli attori da coinvolgere sono quelli impattati dalle performance del parco fornitori sulla specifica classe.

Analisi prestazioni dei fornitori

  • Con quale frequenza analizzare i dati raccolti?
  • Quale visibilità dare ai fornitori?

È utile avere una dashboard che permetta di analizzare e confrontare tutte le metriche in modo immediato per il monitoraggio dei fornitori. La frequenza può variare con la strategicità della classe merce senza impattare eccessivamente sull’operatività.

È necessario condividere i risultati con i fornitori in modo strutturato, tracciato e chiaro (metriche, classe di merito assegnata, azioni di miglioramento necessarie).

 

Una strategia di sviluppo

Grazie a questi strumenti è possibile costruire una gerarchia dei fornitori, basata su una selezione e criteri di valutazione oggettivi e utile ad una gestione strategica del fornitore.

Si possono identificare fornitori:

  • Occasionali, quelli per cui viene principalmente valutata la dimensione dell’economicità.
  • Operativi, che sono in grado di rispondere ai picchi di attività del cliente, o comunque di far avere il materiale nelle migliori tempistiche possibili.
  • Strategici, in grado di portare qualità e know how al cliente
  • Business partner, che possono portare innovazione al cliente per evolvere insieme

In questo modo l’azienda adotta una strategia più focalizzata sul fornitore che sulla classe merce, fondamentale per capire se investire su di lui.

Ecco quindi una strategia di sviluppo per migliorare le prestazioni e individuare nuove opportunità di business.

Seguendo questa metodologia e applicando un sistema di monitoraggio fornitori si passerà da:

  • informazioni incomplete e non centralizzate > ad un approccio consapevole e condiviso.
  • opinioni legate alla conoscenza del singolo > a dati oggettivi diffusi.

Ottenendo, in conclusione, un insieme di strumenti e processi fondamentali per una gestione strategica.