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Strumenti di ricerca ed elenchi filtrabili per reperire all'istante la documentazione necessaria per fornitore, tipologia o data di scadenza.
Gestione Documentazione Fornitori
Software per la gestione della documentazione dei fornitori
Centralizza, digitalizza e monitora contratti, certificati ISO, DURC e schede di sicurezza con reminder automatici sulle scadenze.
Monitoraggio Scadenze
Repository Digitale
Zero Credenziali per il Fornitore
IUNGO · Document Repository
Verifica Scadenze
Tutti i certificati a colpo d'occhio.
| Documento | Fornitore | Scadenza | Stato |
|---|---|---|---|
| ISO 9001:2015 | Fornitore Alfa Srl | 31 Dic 2026 | Inviato |
| DURC Telematico | Fornitore Beta Spa | Tra 15 giorni | In Scadenza |
| Attestazione REACH | Fornitore Gamma Sas | Scaduto | Scaduto |
Il fornitore allega i file via IUNGOmail
Caricamento rapido e sicuro senza dover ricordare login o password.
Controllo conformità continuo · dati illustrativi
Document Management
Software per la Gestione della Documentazione dei Fornitori: procurement senza confini
La gestione della documentazione dei fornitori è un processo fondamentale per un procurement efficiente, conforme e strategicamente solido. Senza un sistema strutturato, le aziende possono incorrere in gravi rischi di non conformità normativa, inefficienze operative e dispersione di tempo prezioso in solleciti telefonici.
Nell'attuale scenario di business, la transizione dal cartaceo al digitale non è più un'opzione, ma una necessità strategica. Digitalizzare i documenti dei fornitori significa non solo eliminare faldoni fisici e archivi polverosi, ma anche rivoluzionare l'accesso, l'organizzazione e la condivisione delle informazioni vitali all'interno dell'azienda.
Perché digitalizzare la documentazione con IUNGO?
- Centralizzazione totale: tutti i documenti dei tuoi fornitori, dai contratti quadro alle certificazioni di qualità e sicurezza, vengono archiviati in un unico repository digitale protetto.
- Accessibilità immediata: con pochi clic, il tuo team acquisti, qualità o audit può accedere a qualsiasi documento in qualsiasi momento, migliorando drasticamente la velocità decisionale.
- Standardizzazione via IUNGOmail: IUNGO ti permette di richiedere la documentazione attraverso una semplice email interattiva, facilitando il caricamento anche per i partner meno tecnologici.
- Riduzione drastica degli errori: l'automazione della raccolta e dell'organizzazione dei file elimina gli scambi di allegati errati e garantisce che i dati siano sempre aggiornati.
Come eliminare il rischio di certificati fornitori scaduti e velocizzare gli audit?
Per prevenire non conformità e interruzioni operative è essenziale sostituire il monitoraggio manuale su Excel con un sistema automatizzato di tracking delle scadenze. Con il modulo Gestione Documentazione di IUNGO, ogni certificato (ISO, DURC, REACH, RoHS, bilanci) viene registrato con la relativa data limite. La piattaforma invia solleciti automatici ai fornitori prima della scadenza tramite IUNGOmail: il fornitore carica il file aggiornato direttamente dall'email senza dover accedere a portali web. Il documento viene acquisito, versionato nello storico e reso immediatamente disponibile al team acquisti e qualità, garantendo conformità continua e audit superati al 100%.
Confronto operativo: Gestione documentale tradizionale vs Modulo IUNGO
Come cambiano la raccolta certificati, il controllo scadenze e la prontezza negli audit tra il metodo cartaceo/manuale e il flusso digitale IUNGO.
| Fase di Controllo | Gestione Tradizionale (Excel / Email / Faldoni) | Piattaforma IUNGO (Gestione Documentale Automatica) |
|---|---|---|
| Richiesta Documenti al Fornitore | Manuale & Dispersiva Email singole con solleciti continui per l'invio di allegati spesso errati o illeggibili. |
Guidata via IUNGOmail Form strutturato inviato via email dove il fornitore carica esattamente i file richiesti. |
| Tracciamento Scadenze (DURC, ISO) | Monitoraggio a Vista Fogli Excel aggiornati saltuariamente; certificati scoperti o scaduti all'insaputa del buyer. |
Alert & Rinnovi Automatici Avvisi automatici programmati (es. 30 o 60 giorni prima) sia al fornitore che all'azienda. |
| Archiviazione & Repository | Silos & Cartelle Sparse Documenti salvati sulle caselle dei singoli buyer o in cartelle di rete disorganizzate. |
Repository Unificato Archivio centralizzato collegato alla scheda fornitore e accessibile da acquisti, qualità e audit. |
| Gestione delle Versioni | Sovrascrittura File Difficoltà a ricostruire quali certificati fossero validi in una data passata. |
Storico Certificato Ogni rinnovo crea una nuova versione, mantenendo inalterata la traccia storica per gli audit. |
| Adozione da parte dei Fornitori | Resistenza ai Portali I fornitori non ricordano le password di accesso ai portali o non caricano i documenti. |
100% di Adozione Nessun software o password: il fornitore risponde direttamente dalla propria casella di posta. |
Conformità Semplificata
Gestione certificati fornitore: conformità sempre a portata di mano
I certificati fornitore sono la prova tangibile della conformità e dell'affidabilità di un partner commerciale. Gestire manualmente scadenze, aggiornamenti e validità di questi documenti può diventare un collo di bottiglia per le aziende con una base fornitori estesa.
Le funzionalità chiave di IUNGO per il controllo documentale:
- Monitoraggio automatico delle scadenze: IUNGO tiene traccia delle date di scadenza di ogni certificato e attiva promemoria automatici ai fornitori e al tuo team prima della fine della validità.
- Richiesta automatica di rinnovo: quando un certificato si avvicina alla scadenza, IUNGO invia autonomamente la richiesta di rinnovo al fornitore con i campi necessari preimpostati.
- Archiviazione storica inalterabile: ogni versione di un documento viene archiviata con data e autore, fornendo una traccia storica completa per audit ISO e verifiche ispettive.
I Benefici
Vantaggi della gestione automatizzata della documentazione
Personalizzazione su misura
Form e questionari personalizzabili in base alle esigenze aziendali e alle classi merceologiche, garantendo una raccolta dati mirata.
Aggiornamento costante
La documentazione richiesta ai partner commerciali è sempre aggiornata, conforme e disponibile per qualsiasi controllo o audit.
Sicurezza Operativa
Trasforma la gestione documentale in un asset strategico
La documentazione fornitore non è solo un obbligo burocratico: rappresenta il presidio primario per prevenire rischi legali, blocchi di linea e problemi di qualità. Con la soluzione IUNGO, l'azienda ottiene una garanzia continua su:
- 01Definizione requisiti e form
- 02Invio richiesta via IUNGOmail
- 03Caricamento e verifica file
- 04Monitoraggio scadenze continuo
Conformità ESG e Sicurezza
Centralizza certificazioni ambientali, certificati di conformità RoHS/REACH e documenti legali in un unico fascicolo fornitore.
Integrazione con l'Albo Fornitori
I documenti validati alimentano direttamente il modulo di qualifica e l'albo fornitori, bloccando ordini verso partner non in regola.
Azzeramento del carico burocratico
Il team acquisti risparmia fino all'80% del tempo precedentemente impiegato a sollecitare documenti via telefono e posta ordinaria.
Tecnologia Brevettata
I fornitori allegano e aggiornano i documenti via email.
IUNGO supera le barriere dei portali web tradizionali che i fornitori usano malvolentieri. Attraverso la IUNGOmail, il fornitore riceve la richiesta con l'indicazione precisa dei documenti mancanti o in scadenza, allega i file direttamente e conferma l'invio in un clic.
Nessuna credenziale richiesta
Zero costi per i partner
100% tasso di risposta
Esperienze dei clienti
Casi di successo reali
Clevertech
Controllo di FilieraDigitalizzazione end-to-end della supply chain con centralizzazione dello scambio documentale, integrazione dei disegni tecnici e tracciabilità completa dei fornitori.
- Coinvolgimento rapido di tutti i fornitori senza barriere informatiche.
- Archivio documentale e specifiche tecniche sempre allineati al gestionale ERP.
Comet
100%dei fornitori integrati nel processo di fornitura e monitoraggio continuativo.
- Albo fornitori sincronizzato in tempo reale con il sistema gestionale ERP.
- Pieno controllo sulle conformità di fornitura e drastico calo degli errori manuali.
Nilfisk
Zero barrieredi adozione tecnologica grazie all'ingaggio dei partner tramite IUNGOmail.
- Risposte rapide e tempestive nell'aggiornamento dei requisiti e dei dati tecnici.
- Centralizzazione delle informazioni per una gestione multi-plant strutturata.
Risultati documentati nei case study IUNGO per l'ottimizzazione del vendor management e delle relazioni di filiera.
Domande frequenti
FAQ
È possibile personalizzare i form di richiesta documentazione?
Sì, con IUNGO è possibile creare form personalizzati per la richiesta di informazioni e documenti ai fornitori, adattandoli alle specifiche esigenze aziendali e alle singole classi merceologiche.
Come vengono gestite le scadenze dei documenti?
Il sistema invia automaticamente solleciti ai fornitori per l'aggiornamento dei documenti in scadenza con tempistiche configurabili, garantendo che la documentazione sia sempre conforme e aggiornata prima della scadenza effettiva.
I fornitori necessitano di formazione per utilizzare IUNGO?
No, i fornitori interagiscono attraverso la IUNGOmail, una soluzione intuitiva che funziona direttamente dalla normale casella di posta elettronica e non richiede alcuna formazione tecnica specifica.
I documenti caricati dai fornitori rimangono storicizzati per gli audit?
Certamente. Ogni caricamento e rinnovo crea una traccia storicizzata inalterabile, permettendo di consultare in qualsiasi momento le versioni storiche dei certificati durante gli audit di qualità o normativi.
Approfondisci il modulo
Trasforma la gestione della documentazione in un vantaggio competitivo
Compila il form qui accanto per scaricare la scheda prodotto con tutte le funzionalità del modulo gestione documentazione di IUNGO.