Trovare fornitori affidabili è fondamentale per il successo di un’azienda e, se ben strutturata, l’attività di qualifica permette realmente di generare valore.
Tuttavia, con così tante opzioni disponibili, può essere difficile determinare quali fornitori siano affidabili e possano fornire la qualità di beni o servizi richiesti. È qui che entra in gioco un solido processo di qualifica dei fornitori.
Ci sono molte ragioni per cui investire tempo e risorse nella creazione di un processo di qualifica dei fornitori solido:
- Evitare di collaborare con fornitori non affidabili o non qualificati
- Garantire la qualità dei prodotti o servizi forniti al cliente finale
- Ridurre il rischio di perdite finanziarie
- Mantenere la propria reputazione aziendale
Cos’è un processo di qualifica dei fornitori?
Un processo di qualifica dei fornitori è una serie di attività che mirano a garantire che i fornitori soddisfino i criteri e gli standard specifici dell’azienda.
Questi criteri e standard possono includere elementi come la qualità dei prodotti o servizi forniti, la conformità alle norme di sicurezza e ambientali, la capacità di soddisfare le esigenze di produzione dell’azienda e la capacità di fornire prodotti o servizi in modo tempestivo.
Un processo di qualifica dei fornitori ben strutturato include una valutazione iniziale dei fornitori, seguita da un monitoraggio continuo per assicurarsi che i fornitori mantengano i criteri e gli standard nel corso della collaborazione.
L’output? L’albo fornitori! Le informazioni raccolte saranno raggruppate nella scheda dedicata ad ogni singolo fornitore, vi sarà evidenza dell’esito della qualifica di ognuno e da lì sarà possibile valutare le possibili azioni di razionalizzazione del parco fornitori.
I vantaggi di un processo di qualifica dei fornitori
- Riduzione del rischio: qualificare i fornitori può aiutare a ridurre il rischio di problemi quali ritardi nella consegna, qualità del prodotto o servizio insufficiente e violazioni delle normative.
- Miglioramento della qualità: selezionare fornitori affidabili e di alta qualità può aiutare a migliorare la qualità dei prodotti o servizi che l’azienda offre ai propri clienti.
- Controllo dei costi: una qualifica rigorosa dei fornitori può aiutare a stabilire accordi di fornitura che ottimizzino i costi e riducano i costi di produzione.
- Incremento della produttività: lavorare con fornitori affidabili e qualificati può migliorare l’efficienza del processo produttivo dell’azienda, garantendo la fornitura tempestiva di prodotti o servizi.
- Gestione del ciclo di vita del prodotto: l’azienda può lavorare con i fornitori per assicurarsi che i materiali, i componenti e i servizi necessari siano disponibili in tempo e che si mantengano in linea con le esigenze del ciclo di vita del prodotto.
- Soddisfazione del cliente: se i prodotti o servizi offerti dall’azienda sono di alta qualità, consegnati in tempo e a un prezzo competitivo, i clienti saranno più soddisfatti e potrebbero essere più propensi a fare affari con l’azienda in futuro.
Alcuni punti chiave
Ci sono alcuni elementi da considerare, nel progettare il proprio processo di qualifica.
È importante considerare una valutazione dei fornitori che non sia solo iniziale, ma anche continua. I fornitori riescono a mantenere i requisiti e gli standard che avevano a inizio collaborazione?
Per questo è necessario che alla qualifica iniziale si accompagni sempre un sistema di monitoraggio delle performance dei fornitori.
Inoltre, non bisogna mai smettere di ricercare fornitori alternativi.
Le fasi del processo di qualifica
- Definire i criteri e gli standard dell’azienda e definire le modalità di selezione dei fornitori, personalizzati a seconda della tipologia di acquisto e di azienda. Ci si deve chiedere: quali fattori determinano l’adeguatezza di un fornitore?
- Identificare i fornitori potenziali
- Creare uno o più questionari di valutazione dei fornitori. I questionari servono a raccogliere le informazioni sui potenziali fornitori: in questa fase occorre prestare particolare attenzione ad avere dati costantemente aggiornati ma anche realmente necessari al fine della qualifica e gestibili.
- Valutare i fornitori. La valutazione può essere fatta da più enti aziendali (qualità fornitori, ambiente, sicurezza…) e può essere definita a monte con un algoritmo su risposte chiuse o prevedere risposte con valutazione aperta.
- Creare una lista di fornitori qualificati.
- Monitorare e gestire i fornitori nel tempo
Con il modulo processo di qualifica di IUNGO è possibile velocizzare e automatizzare le attività legate al processo di qualifica. Crea questionari personalizzati e mantieni costantemente aggiornato l’albo fornitori.