Migliorare la comunicazione tra cliente e fornitori
La crescente globalizzazione, la variabilità della domanda e la necessità di nuove localizzazioni produttive e di approvvigionamento rendono sempre più centrale il tema dell’integrazione dei fornitori.
Investire e avviare un progetto per semplificare e velocizzare la comunicazione cliente-fornitore permette di:
- Ottenere una maggiore efficienza in termini operativi
- Essere più reattivi sul mercato
- Affinare l’affidabilità della programmazione
- Ridurre il magazzino e misurare più accuratamente le performance dei fornitori
Nel concreto, come si può fare?
Di seguito abbiamo analizzato vari approcci accademici e non, da cui sono nati una serie di strumenti appositamente creati e pensati per dare risposta alla necessità di migliorare lo scambio di dati e informazioni con la propria catena di fornitura.
Gli approcci al problema della comunicazione con i fornitori
Il tema della comunicazione con la supply chain può essere affrontato seguendo una logica incentrata sulla soddisfazione dei bisogni – e quindi delle richieste aziendali – oppure con un approccio basato su una filosofia che persegue i principi della “collaborazione” tra tutti gli attori della catena di fornitura.
L’APPROCCIO STORICO: COMPANY-CENTRIC
Storicamente, l’approccio ai progetti di supply chain management è stato incentrato sulle necessità dell’azienda cliente: le comunicazioni con partner e fornitori venivano uniformate sulla base di standard e strumenti definiti e in qualche modo imposti dall’azienda più forte.
Tra gli strumenti tecnologici che seguono questo approccio ci sono i sistemi EDI e il portale fornitori.
Spesso i risultati di questo approccio e dell’adozione di tali strumenti non hanno portato nella pratica a vere e proprie soluzioni: pochi fornitori integrati, alti costi di gestione e una marcata rigidità della supply chain dovuta all’elevato impegno (anche economico) legato all’integrazione di nuovi fornitori. Queste difficoltà hanno fatto emergere un nuovo approccio che potesse mediare e trovare un compromesso tra le esigenze dell’azienda cliente e propri fornitori.
L’APPROCCIO COLLABORATIVO
Considerato che la comunicazione coinvolge equamente cliente e fornitore, si è compreso che per il successo di qualsiasi progetto di integrazione, anche i benefici devono essere condivisi: uno scenario in cui i vantaggi fanno capo solo al cliente e il fornitore deve farsi carico di attività e oneri non può essere sostenuto nel tempo e nei numeri.
Come si può ottenere la collaborazione del fornitore in questi termini? La risposta sta nell’utilizzo di uno strumento che non sia invasivo e che permetta di attivare una modalità di relazione compatibile con i propri fornitori: quanto meno “disturbo” verrà arrecato più saranno le probabilità di integrarlo e raggiungere i benefici di efficienza ed efficacia ricercati.
Quali sono dunque i criteri che questo strumento deve avere?
• Essere largamente diffuso
• Facilmente approcciabile (tecnologia semplice)
• Accessibile a tutti
• Low cost o gratuito
LA TECNOLOGIA EDI: COMPANY-CENTRIC
La tecnologia EDI (Electronic Data Interchange) è uno strumento nato in una logica “company-centric”.
I sistemi EDI consentono l’interscambio di dati tra i sistemi gestionali aziendali, attraverso un canale dedicato con un formato definito.
I sistemi EDI di fatto consentono di comunicare in modo automatico e di ridurre l’impiego di risorse dedicate ad attività a basso valore aggiunto. L’adozione di questa tecnologia, tuttavia, presuppone che esistano accordi tra fornitori e cliente per quanto riguarda i protocolli tecnologici da utilizzare. Aumentando il numero di fornitori integrati, aumenta anche il numero delle interconnessioni – generando una notevole complessità – basate su standard tecnici e codifiche differenti. Inoltre, l’utilizzo di questo tipo di tecnologia ha costi di gestione considerevoli, richiede l’impiego di personale altamente specializzato e talvolta anche la revisione dei processi di business.
In passato, le aziende medio-grandi hanno privilegiato e a volte imposto i sistemi EDI alle aziende della propria filiera ma, nella pratica, questo sistema risulta difficilmente applicabile ad una grossa fetta di fornitori specialmente quando si tratta di aziende meno strutturate.
IL PORTALE FORNITORI
Il portale fornitori è un altro strumento frutto della logica “company-centric”, molto in voga nel primo decennio degli anni 2000.
Il portale fornitori, largamente utilizzato dalle aziende di grandi dimensioni che hanno la possibilità di “imporlo” in modo unilaterale ai propri fornitori, è sostanzialmente un portale web a cui i fornitori devono collegarsi per interagire con il cliente in termini di conferma ordini, upload e download documenti, consultazione offerte, modifiche al portafoglio ordini, ecc.
Sebbene l’azienda cliente benefici di una migliore efficienza, chiarezza e operatività, integrare i fornitori tramite il portale è arduo per via dei limiti strutturali.
Coinvolgere tutto il parco è quanto mai inverosimile poiché si richiede un grosso impegno al fornitore; quest’ultimo, infatti, dovrà avere username e password, un corso di formazione dedicato e, in alcuni casi, addirittura un costo fisso annuale per poter accedere al portale e così “vendere” al cliente.
Tutto ciò viene “moltiplicato” per ogni cliente e relativo portale: basta fare due conti per indovinare la scarsa collaborazione da parte della maggior parte dei fornitori in progetti di integrazione attuati con il portale fornitori.
LA IUNGOMAIL
Gli strumenti analizzati finora, per un motivo o per un altro, non riescono a raggiungere l’obiettivo di ottenere i benefici di efficienza e ottimizzazione della supply chain in capo all’azienda cliente, né l’obiettivo di ottenere la collaborazione di tutti i fornitori. Lo strumento ideale dovrebbe unire l’operatività di un portale alla facilità e diffusione della posta elettronica.
Di fatto, questi due aspetti si ritrovano in un altro strumento che sta prendendo sempre più piede: la IUNGOmail.
Dall’idea che soltanto una tecnologia come l’email possa costituire la modalità di integrazione più idonea – grazie alle sue caratteristiche di bassa invasività, flessibilità e rispetto dei fornitori – nasce l’approccio della IUNGOmail.
La IUNGOmail non è altro che una mail “attiva” che permette di avere tutta l’operatività di un portale fornitori e quindi un facile scambio di informazioni. Dalla mail è possibile confermare l’ordine o proporre modifiche, caricare e scaricare allegati, stampare l’ordine, creare bolle ed etichette per la consegna della merce e molto altro ancora.
Al fornitore viene richiesto il solo possesso di un indirizzo di posta elettronica e il cliente può così godere di tutti i benefici derivanti da un sistema di scambio veloce, sicuro, automatico e immediato con la propria catena di fornitura.
Tutte le informazioni e le azioni messe in piedi dal fornitore, infatti, vengono automaticamente inviate all’ufficio acquisti dell’azienda cliente che può avere sempre la situazione del portafoglio ordini aggiornata e a portata di mano.
Inoltre, ogni azione effettuata dal cliente o dal fornitore viene tracciata e registrata dal sistema IUNGO, in modo da non perdere nemmeno un passaggio; il sistema è poi integrato al gestionale che viene automaticamente aggiornato in tempo reale.
Oltre ad ottenere evidenti benefici in termini di efficienza, l’utilizzo della IUNGOmail per comunicare con i fornitori consente di diminuire i tempi di risposta al mercato, pianificare la produzione e ridurre il magazzino, con effetti positivi per tutta l’azienda, e non solo per l’ufficio acquisti.
