Tracciare in modo accurato e organizzato le informazioni e la documentazione relative a ordini d’acquisto, gare, certificazioni, è fondamentale per garantire trasparenza, controllo e continuità nei processi di approvvigionamento.

Una gestione strutturata di questi dati consente non solo di ridurre errori e inefficienze, ma anche di prendere decisioni più informate e tempestive.

Condividere queste informazioni in modo efficace con gli altri dipartimenti aziendali e con i fornitori è altrettanto cruciale: favorisce la collaborazione, migliora l’allineamento sugli obiettivi comuni e rafforza la relazione lungo tutta la catena del valore.

Tracciabilità e storico delle informazioni

Avere uno storico aggiornato e completo dei fornitori consente di monitorare facilmente le collaborazioni, verificare le performance e individuare eventuali criticità. In caso di problemi o audit, sapere dove reperire rapidamente i documenti è cruciale.

Riduzione del rischio

Una gestione centralizzata delle informazioni aiuta a prevenire errori come la scadenza di certificazioni, la mancata verifica delle conformità o la collaborazione con fornitori non qualificati.

Miglioramento della collaborazione

Quando le informazioni sono condivise tra i reparti aziendali (acquisti, logistica, qualità), si crea una comunicazione più fluida che evita errori e inefficienze.

Aumento dell’efficienza operativa

Disporre di documenti aggiornati e facilmente accessibili velocizza le operazioni quotidiane e riduce il tempo perso nella ricerca di informazioni.

Conformità normativa

In molti settori, avere documentazione aggiornata è un requisito di legge. Un sistema tracciato aiuta a garantire il rispetto delle normative e semplifica eventuali verifiche.

I moduli e la IUNGOmail

Utilizzando IUNGO, potrai automatizzare la conferma degli ordini, la generazione di documentazione e migliorare la tracciabilità comunicando direttamente via IUNGOmail, che permette una raccolta di dati e documenti strutturata.

Il cliente utilizza una piattaforma, da cui può monitorare gli scambi con i fornitori, tenendo traccia dello storico delle modifiche, e recuperare velocemente la documentazione. Dalla piattaforma è possibile anche visualizzare in ogni momento lo stato di avanzamento delle compilazioni, offrendo visibilità completa e permettendo di intervenire tempestivamente in caso di necessità.

IUNGO può mandare in automatico il reminder al fornitore per la documentazione in scadenza.