L’importanza di una gestione collaborativa della supply chain in azienda
Innovare. Digitalizzare. Condividere.
Siamo immersi in un mondo digitale, nel quale tutte le informazioni vengono rapidamente condivise e la spinta ad innovare è fortissima.
La nostra quotidianità è sempre più “smart”, ma si può dire lo stesso delle aziende italiane?
Spesso gli strumenti che vengono utilizzati giornalmente in ufficio sono “datati”, come fax e telefono, ma sempre più aziende si stanno effettivamente aprendo all’innovazione, sia in ambito produttivo sia per quanto riguarda i processi.
Tra le tante aree aziendali in cui è ormai diventato impensabile non fare spazio alle nuove tecnologie c’è quella della Supply Chain: occorre gestire in modo avanzato la catena di fornitura anche attraverso strumenti integrati con i sistemi aziendali e al tempo stesso non invasivi per i propri fornitori.
Quali sono quindi le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si decide di avviare un progetto innovativo di Supply Chain Collaboration?
1. Coinvolgimento e collaborazione dei fornitori
L’obiettivo principale che bisogna tenere a mente quando si affrontano progetti di questo tipo è quello di riuscire a raggiungere e coinvolgere tutti i fornitori e di qualsiasi tipologia, dal piccolo artigiano alla grande multinazionale.
Spesso progetti di questo tipo falliscono perché i fornitori faticano a “salire a bordo”. Utilizzare strumenti come portali fornitori o scambio tramite tracciati (EDI, ad esempio) come unico approccio all’integrazione difficilmente porta a ottenere i risultati sperati perché sono invasivi e spesso comportano uno sforzo anche economico da parte del fornitore.
In un’ottica di collaborazione, è utile identificare strumenti a bassa invasività che arrechino meno “disturbo” possibile al fornitore e gli consentano di fornirci agevolmente le informazioni che richiediamo (conferme d’ordine, prebolle, etichette…).
Considerare il fornitore come partner a tutti gli effetti è il primo passo per gettare le basi di un progetto di successo a lungo termine.
2. Scalabilità e profondità
Un progetto di Supply Chain Collaboration, per essere di successo, deve essere sostenibile nel tempo. Per questo motivo deve necessariamente possedere le caratteristiche di scalabilità e profondità.
Per scalabilità si intende la possibilità di estendere il progetto in azienda per andare a gestire non solo i processi direttamente legati all’ufficio acquisti (ad esempio emissione e gestione ordini e conferme), ma anche altri processi gestiti da altre aree aziendali che sono legati a doppio filo alla funzione acquisti. Gestione delle dichiarazioni di origine merce, qualifica nuovi fornitori, ricevimento merce sono solo alcuni esempi di processi che vedono necessaria la collaborazione tra gli acquisti e altre aree aziendali.
Quando si parla di profondità, invece, si fa riferimento al grado di specializzazione nella gestione di ogni singolo processo che voglio andare a coprire. Nella gestione degli ordini di acquisto, ad esempio, devo essere in grado di coprire e gestire in maniera completa tutte le casistiche di ordine presenti in azienda (ordini aperti, chiusi, scheduling agreement, call off…), non solo le principali.
Solo rispettando questi due criteri, infatti, potrò assicurarmi che il progetto abbia lunga vita e porti valore all’interno dell’azienda.
3. Condivisione organizzata delle informazioni lungo la catena di fornitura e i dipartimenti aziendali
Avere a disposizione una grande mole di informazioni, anche in un momento in cui tutti sono ossessionati dai Big Data, non significa necessariamente essere in grado di gestirle in maniera appropriata.
Spesso in azienda ci si trova davanti ad una gestione farraginosa delle informazioni che va ad appesantire l’operatività delle varie aree aziendali con attività non a valore aggiunto, enormi sprechi di tempo e, nel peggiore dei casi, perdita delle informazioni.
Un classico esempio per spiegare l’importanza di condividere correttamente le informazioni all’interno dell’azienda e verso i fornitori è costituito dalla gestione dei disegni tecnici da inviare ai fornitori. Quante volte, infatti, un fornitore riceve una versione non aggiornata di un disegno tecnico per una mancata comunicazione
interna tra ufficio tecnico e ufficio acquisti?
Per prevenire queste criticità, occorre dotarsi di soluzioni che permettano di condividere in maniera agevole le informazioni tra tutti gli attori della catena, interni ed esterni, per assicurare la massima collaborazione.
4. Integrazione di tutti i sistemi aziendali (ERP-MRP)
Sembra scontato, ma per riuscire ad ottenere il massimo beneficio da un progetto di Supply Chain Collaboration in termini di riduzione delle attività duplicate e a
basso valore aggiunto, devo assicurarmi che le soluzioni tecnologiche scelte siano integrabili tra loro.
Sarebbe impensabile, infatti, avere tutte le informazioni relative agli ordini di acquisto che arrivano dai fornitori (date proposte e confermate, posticipi, anticipi, data di effettiva consegna merce) su un sistema non integrato al gestionale aziendale.
In fase di selezione della soluzione software da utilizzare per comunicare con i fornitori, dunque, bisogna assolutamente tenere in considerazione questo aspetto.
5. Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni.
L’implementazione di un sistema per la gestione dei fornitori deve sempre essere seguita da una fase di monitoraggio e misurazione delle performance, per
controllare e correggere le azioni.
Quanto sono puntuali le consegne? I lead time sono rispettati? Quante volte ordino o chiedo un anticipo sotto lead time? Sono solo alcune delle domande che è utile farsi per capire come sta performando la catena di fornitura.
Riuscire a disporre di elementi oggettivi e di cruscotti per analizzare e valutare le performance è essenziale per instaurare buone relazioni con il fornitore.
