Gli scambi di email classiche con allegati possono sembrare il modo più naturale per comunicare con i fornitori, ma spesso nascondono criticità che rallentano quotidianamente i team Procurement. I messaggi si perdono, le risposte possono sfuggire e le decisioni importanti finiscono disperse tra decine di conversazioni separate. Per i responsabili Procurement e Supply Chain, questo genera lacune nella tracciabilità che possono avere un impatto su diversi processi, dalle conferme d’ordine fino agli audit di conformità.
La buona notizia è che sostituire una comunicazione frammentata via email con un flusso strutturato di gestione delle comunicazioni con i fornitori può migliorare significativamente i tempi di risposta, la responsabilizzazione e la collaborazione con i fornitori. IUNGO aiuta i team Procurement a superare la gestione caotica delle caselle di posta, centralizzando e rendendo tracciabili le comunicazioni e integrandole direttamente con l’ERP.
Questa guida illustra i passaggi pratici per sostituire gli scambi di email destrutturate con i fornitori con un flusso strutturato, in grado di offrire maggiore controllo, visibilità e risultati misurabili.
Guida rapida: come migliorare gli scambi con i fornitori in 7 semplici passaggi
- Analizza le attuali comunicazioni via email con i fornitori – Individua i punti in cui gli scambi generano colli di bottiglia, ritardi e mancanza di visibilità nei processi di acquisto.
- Definisci i requisiti per una comunicazione strutturata – Identifica i dati specifici, le tipologie di risposta e i flussi approvativi che il tuo team deve poter monitorare.
- Scegli una piattaforma di comunicazione centralizzata – Opta per una soluzione come IUNGO, integrata con il tuo ERP e in grado di garantire interazioni tracciabili con i fornitori.
- Mappa i flussi di comunicazione con i fornitori – Definisci processi standardizzati per le conferme d’ordine, le richieste di modifica e lo scambio di documenti.
- Configura notifiche e solleciti automatici – Imposta automatismi per gli ordini non confermati, i documenti in scadenza e le risposte in ritardo.
- Coinvolgi il tuo parco fornitori – Estendi il nuovo flusso ai fornitori, fornendo istruzioni chiare e riducendo al minimo i requisiti tecnici necessari.
- Definisci KPI e monitora le performance – Misura tempi di risposta, tassi di conferma e miglioramenti dei processi per valutare i risultati ottenuti.
Come sostituire gli scambi frammentati con i fornitori con un flusso strutturato
1. Analizza le attuali comunicazioni via email con i fornitori
Prima di introdurre dei cambiamenti, analizza il modo in cui il tuo team gestisce attualmente le comunicazioni con i fornitori. Individua i punti in cui gli scambi di generano problemi: conferme d’ordine mancate, richieste di modifica poco chiare o documenti dispersi tra diverse caselle di posta.
Inizia mappando un tipico ciclo dell’ordine di acquisto. Verifica quante email sono necessarie per arrivare alla conferma di un singolo ordine e con quale frequenza i messaggi vengono persi o trascurati. Individua quali fornitori rispondono rapidamente e quali, invece, richiedono continui solleciti.
Questa analisi ti fornisce una baseline rispetto alla quale misurare i miglioramenti. Ti aiuta inoltre a stabilire quali tipologie di comunicazione sia prioritario strutturare, che si tratti della gestione degli ordini, delle richieste di documentazione o delle problematiche relative alla qualità.
2. Definisci i requisiti per una comunicazione strutturata
Una volta comprese le criticità attuali, definisci quali obiettivi dovrebbe raggiungere un flusso di comunicazione strutturato. Considera quali informazioni specifiche devi raccogliere e monitorare per ogni interazione con i fornitori.
Per gli ordini di acquisto, ad esempio, potresti aver bisogno di monitorare lo stato della conferma, le date di consegna proposte, le modifiche alle quantità e le variazioni di prezzo. Per la gestione della documentazione, invece, è importante tenere sotto controllo le scadenze, automatizzare le richieste di rinnovo e verificare la conformità.
Considera anche chi deve avere visibilità su ciascuna tipologia di comunicazione. I buyer devono conoscere lo stato degli ordini, il team Qualità deve poter accedere alle segnalazioni di non conformità e l’Amministrazione deve disporre dei dati necessari per la riconciliazione delle fatture. Un flusso strutturato dovrebbe indirizzare automaticamente le informazioni alle persone giuste.
3. Scegli una piattaforma di comunicazione centralizzata
La piattaforma giusta può fare la differenza tra aggiungere un ulteriore strumento da gestire e semplificare realmente i processi. Cerca una soluzione che offra l’integrazione con l’ERP, in modo che i dati degli ordini possano essere scambiati automaticamente, senza necessità di reinserimenti manuali.
La piattaforma dovrebbe inoltre ridurre al minimo l’impegno richiesto ai fornitori. L’approccio di IUNGO si basa sulla IUNGOmail, una tecnologia di email interattiva che consente ai fornitori di confermare gli ordini o inviare documenti con pochi semplici passaggi. I fornitori possono operare direttamente dalla propria casella di posta, senza dover accedere a un portale separato.
Valuta le piattaforme anche in base alle funzionalità di tracciabilità. Ogni interazione dovrebbe essere registrata con data e ora, associata all’utente che l’ha effettuata e facilmente recuperabile, così da poter ricostruire l’intero storico delle comunicazioni in caso di audit o contestazioni.
4. Mappa i flussi di comunicazione con i fornitori
Una volta scelta la piattaforma, definisci i flussi specifici che andranno a sostituire gli scambi di email. Parti dal processo con i volumi e l’impatto maggiori, che per la maggior parte dei team è la gestione degli ordini di acquisto.
Definisci il percorso dell’ordine, dalla sua creazione nell’ERP fino alla conferma da parte del fornitore. Stabilisci cosa deve accadere quando un fornitore propone delle modifiche: chi deve valutarle, quali approvazioni sono necessarie e come le informazioni aggiornate devono essere riportate nel tuo sistema.
Ripeti questa mappatura per le altre tipologie di comunicazione: richieste di offerta (RFQ), richieste di documentazione, segnalazioni di non conformità e dichiarazioni di origine delle merci. Ogni flusso dovrebbe avere trigger chiari, responsabilità definite e risultati misurabili.
5. Configura notifiche e solleciti automatici
Uno dei principali vantaggi dei flussi strutturati è la possibilità di automatizzare i solleciti. Invece di lasciare ai buyer il compito di ricontattare manualmente i fornitori per ottenere le conferme, il sistema può inviare automaticamente dei promemoria sulla base di regole definite.
Con IUNGO puoi sollecitare automaticamente i fornitori in caso di ordini non confermati entro un determinato periodo o per certificazioni o documenti di conformità in scadenza che devono essere rinnovati.
Queste automazioni liberano il team Procurement dalle attività ripetitive. I clienti IUNGO riportano una riduzione fino al 50% del tempo dedicato ad attività a basso valore aggiunto, come l’invio di email di sollecito e il monitoraggio manuale dello stato delle risposte.
6. Coinvolgi il tuo parco fornitori
L’adozione da parte dei fornitori è fondamentale per il successo del progetto. La buona notizia è che le piattaforme moderne sono progettate per consentire un onboarding rapido, senza richiedere ai fornitori di installare software o seguire percorsi di formazione.
Con la tecnologia IUNGOmail, i fornitori ricevono email interattive direttamente nella propria casella di posta. Possono confermare gli ordini, caricare documenti o rispondere alle richieste con pochi semplici passaggi. Non sono necessarie password, accessi a portali o configurazioni tecniche.
Comunica chiaramente i vantaggi ai fornitori: maggiore tracciabilità delle risposte, aspettative più chiare e meno scambi di email. Una comunicazione più strutturata riduce infatti le ambiguità sulle informazioni richieste e sulle relative tempistiche.
7. Definisci i KPI e monitora le performance
Definisci fin dal primo giorno gli indicatori con cui misurare l’impatto del nuovo flusso. Tra le metriche principali puoi considerare il tempo medio di conferma degli ordini, la percentuale di ordini confermati senza solleciti manuali e il tasso di risposta dei fornitori.
Utilizza le funzionalità di Vendor Rating della piattaforma per monitorare le performance dei fornitori in modo oggettivo. Individua quali fornitori rispettano con costanza le scadenze e quali richiedono maggiore attenzione. Questi dati possono supportare decisioni più consapevoli nella gestione delle relazioni con i fornitori.
Analizza questi KPI ogni mese e adatta i flussi in base a ciò che emerge dai dati. Migliorare diventa più semplice quando hai visibilità sui punti esatti in cui si verificano colli di bottiglia.
Quali sono i costi nascosti della comunicazione destrutturata con i fornitori?
La comunicazione destrutturata con i fornitori comporta costi che non compaiono in nessuna fattura. I team Procurement dedicano molto tempo alla ricerca di informazioni nascoste in lunghe catene di email, al reinserimento di dati che dovrebbero essere facilmente accessibili e ai solleciti per messaggi rimasti senza risposta.
Questi costi nascosti possono accumularsi rapidamente. Un buyer che dedica due ore al giorno alla gestione delle email con i fornitori perde oltre 500 ore all’anno in attività che potrebbero essere automatizzate. Tempo che potrebbe invece essere dedicato al sourcing strategico, allo sviluppo dei fornitori o a iniziative di riduzione dei costi.
Anche i costi legati al rischio possono essere significativi. Quando, in occasione di un audit, è necessario ricostruire lo storico delle comunicazioni partendo da scambi di email frammentati, il processo diventa lento e soggetto a errori. Perdere un aggiornamento importante da parte di un fornitore può inoltre generare conseguenze a cascata: ritardi nella produzione, costi per spedizioni urgenti e mancato rispetto delle consegne ai clienti.
In che modo una comunicazione strutturata migliora la collaborazione con i fornitori?
I flussi strutturati creano aspettative più chiare sia per i buyer sia per i fornitori. Quando i fornitori sanno esattamente quali informazioni sono richieste e in quale formato, possono rispondere in modo più efficiente. Questo riduce gli scambi continui di comunicazioni che rallentano i processi di acquisto.
La visibilità porta vantaggi a entrambe le parti. I fornitori hanno maggiore chiarezza sullo stato degli ordini, sulle scadenze imminenti e sulle eventuali criticità che richiedono attenzione. Questa trasparenza contribuisce a creare fiducia e favorisce una collaborazione più proattiva, anziché una gestione reattiva dei problemi.
Anche la misurazione delle performance può migliorare la relazione. Quando puoi condividere con i fornitori dati oggettivi sui loro tempi di risposta e sui tassi di conferma, il confronto sulle aree di miglioramento si basa su dati concreti anziché su percezioni.
Come IUNGO ti aiuta a sostituire gli scambi di email con i fornitori
IUNGO offre una piattaforma completa per sostituire comunicazioni via email frammentate con flussi strutturati e tracciabili. La suite Procure-to-Pay copre l’intero ciclo, dalle richieste di acquisto fino alla conferma degli ordini e al monitoraggio delle consegne.
Uno degli elementi distintivi di IUNGO è la tecnologia brevettata IUNGOmail. I fornitori interagiscono direttamente dalla propria casella di posta attraverso comandi interattivi che alimentano automaticamente il sistema con i dati raccolti. In questo modo è possibile integrare il 100% dei fornitori, indipendentemente dal loro livello di digitalizzazione.
La piattaforma si integra con i principali sistemi ERP, tra cui SAP, Microsoft Dynamics e Oracle. I dati degli ordini vengono scambiati automaticamente tra i sistemi, eliminando gli inserimenti manuali e contribuendo a mantenere le informazioni aggiornate e accurate.
Con oltre 150.000 fornitori che utilizzano già IUNGO e più di 400 aziende clienti, la piattaforma offre risultati consolidati.
Scopri come le aziende manifatturiere hanno ridotto i tempi dei processi di acquisto e migliorato la collaborazione con i fornitori grazie a flussi di comunicazione strutturati.
FAQ: come migliorare gli scambi con i fornitori nei processi di acquisto
I fornitori potrebbero essere restii ad adottare un nuovo sistema di comunicazione?
La resistenza da parte dei fornitori è minima quando la soluzione non introduce ulteriori complessità nei loro processi. Con IUNGOmail, i fornitori possono rispondere direttamente dalla propria casella di posta con pochi semplici passaggi. Per molti fornitori, questo approccio offre maggiore chiarezza rispetto alla necessità di cercare informazioni sugli ordini all’interno di lunghe catene di email.
Come si integra IUNGO con il nostro sistema ERP?
IUNGO si collega ai principali sistemi ERP attraverso uno scambio automatizzato di dati. Quando crei un ordine di acquisto nel tuo ERP, IUNGO lo invia automaticamente al fornitore. Le risposte del fornitore vengono riportate nel tuo ERP senza necessità di interventi manuali, mantenendo i sistemi sincronizzati.
Possono essere coinvolti anche i piccoli fornitori con capacità tecnologiche limitate?
Assolutamente sì. IUNGOmail è progettata proprio per permettere di coinvolgere tutti i fornitori, indipendentemente dal loro livello di digitalizzazione. Ai fornitori è sufficiente disporre di un indirizzo email. Possono confermare gli ordini, inviare documenti e rispondere alle richieste senza installare software, creare account su portali o seguire una formazione specifica.
