Buona comunicazione tra cliente e fornitore, quant’è importante?
In un mondo ideale, acquistare un bene da un fornitore è un’operazione quanto mai semplice: si individua il fornitore, viene inviato l’ordine, il fornitore lo conferma, la merce arriva al cliente.
Nel mondo reale, prima di arrivare a concludere il processo d’acquisto, si incontra ogni tipo di ostacolo: incomprensioni, telefonate non necessarie, informazioni non pervenute, errori, perdite di tempo e imprevisti di ogni sorta.
Così, il processo di acquisto si appesantisce a causa di una grande quantità di attività a basso valore aggiunto.
Attività che il buyer deve comunque portare a termine, ma che toglie l’attenzione dall’obiettivo principale: far arrivare la merce nei tempi previsti e senza costi aggiuntivi.
La stragrande maggioranza di questi “ostacoli” hanno una causa comune e universale: l’imperfetta comunicazione con il fornitore.
“Il fornitore non risponde”, “la persona di riferimento rientra prossima settimana”, “potete rimandare l’ordine che non è stato ricevuto”, “avevo capito un’altra cosa”, “me l’aveva detto per telefono”, ecc.
Il sogno comune è quello di avere una catena di fornitura così integrata e adattata all’azienda, da far sì che qualsiasi cosa accada al proprio interno si propaghi magicamente anche verso i fornitori e che questi ultimi si comportino esattamente come si vorrebbe che facessero.
Può sembrare un’utopia, ma si tratta di uno scenario a cui tendere e che passa necessariamente attraverso una eccellente comunicazione cliente-fornitore.
Per almeno cinque buoni motivi.
Maggiore efficienza operativa
L’ufficio acquisti è spesso sommerso da un’immensa mole di lavoro perché si trova a gestire, oltre agli ordini di acquisto a fornitori, anche tutto ciò che gravita attorno ad essi (solleciti telefonici, richieste di cambiamenti lato fornitore, richieste di conferma o di avvenuta ricezione, ecc). Tutte queste attività sono ripetitive, a basso valore aggiunto per l’azienda e potrebbero essere automatizzate e gestite in modo più snello attraverso l’utilizzo di una tecnologia dedicata. Inoltre, il dover seguire spesso contemporaneamente queste attività, comporta il rischio di commettere errori dovuti ad incomprensioni o alla mancanza di documenti scritti in un ufficio che usa il telefono per gestire le proprie attività.
Elevata reattività della supply chain
L’idea della catena di fornitura come qualcosa di esterno all’azienda è oggi ampiamente superata. Le aziende più moderne sono propense a considerare i propri fornitori come partner a tutti gli effetti, come uno dei pilastri fondamentali sui quali costruire il proprio successo. Per questo motivo, essere in grado di parlare con tempestività e facilità alla propria supply chain, porta le aziende ad avere un vero e proprio vantaggio competitivo sui concorrenti perché diminuisce i tempi di risposta al mercato e, conseguentemente, permette di disporre nel minor tempo possibile della liquidità correlata alle vendite.
Migliore affidabilità della programmazione della produzione
La capacità di riuscire a programmare la produzione in modo efficace ha un impatto notevole sull’efficienza produttiva e sui risultati economici dell’azienda. Programmare la produzione significa riuscire a produrre ciò che serve quando serve, in modo da soddisfare in maniera puntuale le richieste del mercato senza riempire il magazzino. Una programmazione efficace è difficile da raggiungere se non si ha la situazione di tutti i propri fornitori e dei propri ordini costantemente aggiornata, sotto controllo e “facilmente” modificabile al variare delle priorità di produzione.
Riduzione del magazzino e dei relativi costi
Migliorare la comunicazione con i fornitori significa far arrivare gli approvvigionamenti in magazzino nel momento giusto, riducendo notevolmente i tempi di deposito delle merci. Un magazzino di dimensioni ridotte è più facile da gestire e permette di avere le merci sempre a portata di mano oltre che di ridurre i costi ad esso associati.
Misurazione analitica dei fornitori
L’ufficio acquisti si occupa principalmente della gestione degli ordini, tralasciando spesso di monitorare propri fornitori, sia per ciò che riguarda la loro situazione aziendale, sia per ciò che riguarda le loro prestazioni. Questi aspetti vengono trascurati a causa della difficoltà nel raccogliere le giuste informazioni di dettaglio e di rielaborarle in modo efficace.
Riuscire a monitorare in modo costante e continuativo i propri fornitori, significa riuscire a prevedere ed evitare situazioni di difficoltà (insolvenze, fallimenti, calo della qualità, ecc).
Fornitori da coinvolgere
Spesso le aziende decidono di investire nella comunicazione con un solo sottoinsieme di fornitori selezionato fra quelli con cui si lavora a più stretto contatto o che forniscono un componente particolarmente importante o che ricevono un elevato numero di ordini.
Quando si tratta di avviare la produzione e consegnare al cliente finale, però, tutti i fornitori diventano essenziali; anche la piccola realtà locale che fornisce il più banale dei componenti diventa di vitale importanza se il suo mancato coordinamento fa slittare in avanti la data di consegna del prodotto finito. Prodotto che può considerarsi finito soltanto quando TUTTI i componenti sono al loro posto, ovvero quando TUTTI i fornitori – coinvolti in qualche modo nella produzione di quel dato prodotto – hanno compiuto il proprio dovere. Non ha quindi senso, in termini di efficienza e gestione, suddividere i fornitori in primari e secondari, sulla base dei prodotti o servizi o sulla loro “dipendenza” dall’azienda cliente.
Per uscire da questa situazione, l’unica strada possibile è quella di automatizzare le attività ripetitive e avere una gestione automatica delle scadenze e dei solleciti ai fornitori.
Se si vuole migliorare la comunicazione con la propria catena di fornitura e ottimizzare la supply chain per acquisire un vantaggio competitivo sui concorrenti, occorre integrare tutti i fornitori, dal più rilevante e strategico al più piccolo e ordinario.
È questa la condizione sine qua non per ottenere reali e consistenti benefici.
Lo scenario a cui tendere? Una catena di fornitura così integrata e adattata da far sì che qualsiasi cosa accada al proprio interno si propaghi magicamente anche verso i fornitori e che questi ultimi si comportino esattamente come si vorrebbe che facessero.
